Unternehmenssprache ist oft kompliziert. Ein Unternehmen präsentiert sich als einen Spezialisten für irgendein Produkt oder eine Dienstleistung. Es kommuniziert und unterstreicht seine Qualität in Fachsprache. Doch es gibt mindestens 7 Argumente, warum einfache Sprache für ein Unternehmen klug ist. Verständliche Sprache bringt Vorteile im Wettbewerb.
1. Kommunikation wird überdacht – weltweit
Unternehmen weltweit beschäftigen sich mit Plain Language. Sie kennen die Vorteile einer Kommunikation, die nach vorgegebenen Regeln auf Verständlichkeit achtet. Diese gelten für die interne und externe Kommunikation.
Einfache Sprache ist mehr als Corporate Wording.
Texte sind nicht nur stimmig fürs Unternehmen. Sie sind ebenso abgestimmt auf die kommunikativen Fähigkeiten der Menschen, die mit dem Unternehmen zu tun haben.
Texte in Einfacher Sprache haben den Zweck, von allen verstanden zu werden:
-> innerhalb eines Unternehmens,
-> von den (internationalen) Geschäftskontakten;
-> der Kundschaft oder
-> der allgemeinen Öffentlichkeit –
-> Politik eingeschlossen.
Einfache Sprache ist nicht banal, sondern ein Vorteil im Wettbewerb.
2. Verständlichkeit bekommt Standards – weltweit
Plain Language (Einfache Sprache) bekommt Standards – und zwar auf internationaler Ebene. Mitte 2023 ist die ISO 24495-1 beschlossen worden.
Sie gibt den Rahmen für Verständlichkeit vor, in den die wichtigen Sprachen weltweit passen.
Die ISO 24495-1 fließt in eine DIN ein, die ebenfalls in Vorbereitung ist. Ich arbeite an der ISO/DIN federführend mit.
Unternehmen können ihre Sprachregeln an der ISO/DIN ausrichten.
Dann wissen alle im Unternehmen, was mit Verständlichkeit konkret gemeint ist.
Die Möglichkeit für Norm-Anwendungen ist vielfältig.
-> Wer im Unternehmen ein Dokument nach der ISO/DIN in Auftrag gibt, kann das Ergebnis prüfen.
-> Wer selbst einen Text nach der ISO/DIN zu produzieren hat, profitiert von den Regeln.
Das Ergebnis ist gutes Deutsch und keineswegs banal.
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3. Einfache Sprache zahlt sich für ein Unternehmen aus
Wie oft rufen Kunden an, weil sie ein im Unternehmen produziertes Dokument nicht verstanden haben?
Studien haben bestätigt, dass Einfache Sprache in der Kommunikation mit Kunden das Image des Unternehmens stärkt.
-> Die Mitarbeitenden des Callcenters können sich um die wichtigen Anfragen kümmern.
-> Sie gewinnen Zeit, weil weniger Kunden in der Leitung sind, denen sie einen Fachbegriff erklären müssen oder die einen Satz nicht verstanden haben.
Einfache Sprache verbessert die mündliche Kommunikation.
Das ist die Herausforderung für die Zukunft eines Unternehmens: Seine Informationen müssen knapp und verständlich sein, ohne dass Inhalte verloren gehen.
Die Lesekompetenz in der Bevölkerung geht zurück. Verbraucher*innen weigern sich, lange komplexe Texte zu lesen und zu verstehen.
Unternehmen kommen mit der Einfachen Sprache einer Kundschaft entgegen, die in kürzester Zeit alles Wissenswerte erfahren wollen.
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4. Einfache Sprache ist Brücke zwischen Fachsprachen in einem Unternehmen
Einfache Sprache tut der internen Kommunikation gut: Wie viele Fachsprachen werden in einem Unternehmen gelebt?
Man merkt die Vielsprachigkeit in Besprechungen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.
-> Was der ITler sagt, wird vom Marketing-Team nicht verstanden.
-> Die Controllerin sagt für die Vertriebler Unverständliches.
Aber niemand gibt zu, dass er oder sie im Meeting nur die eigenen Wortbeiträge vollständig verstanden hat.
Einfache Sprache ist die Brücke zwischen den Fachsprachen.
Deren Zahl ist im Wachsen. Mitglieder einer Abteilung entwickeln Nischensprachen, zu der auch selbst kreierte Begriffe gehören.
Auch in der internen Kommunikation ersetzen Emojis mit Wörtern formulierten Gedanken.
Das Lese- und Schreib-Verhalten der Mitarbeitenden im Privaten, wirkt sich auf das Unternehmen aus.
Einfache Sprache klärt, was möglich ist und was nicht.
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5. Künstliche Intelligenz mag Einfache Sprache
Der Wandel zum Digitalen wirkt sich auf die Kommunikation in einem Unternehmen aus. Künstliche Intelligenz (KI) kommt mit Einfacher Sprache besser zurecht.
Aber auch die Entwickler und Anwender von Programmen mit Künstlicher Intelligenz müssen sich mit Einfacher Sprache Mühe geben, verstanden zu werden. Nicht nur KI braucht Training. Für das Beherrschen der Einfachen Sprache gilt das gleichermaßen.
-> Ein Beispiel ist die automatisierte Übersetzung: Ist das Original in Einfacher Sprache, kommt das Programm auf eine (beinahe) perfektes Ergebnis.
-> Das gilt ebenso für die Erkennung von Sprache. Diese wird sich technisch zwar weiter entwickeln.
Die Regeln der Einfachen Sprache helfen aber noch lange, unnötige Fehler zu vermeiden.
ChatGPT hat Einfache Sprache gewissermaßen in der Programmier-DNA. KI-generierte Texte entsprechen oftmals wichtigen Regeln der Einfachen Sprache, ohne dass dies im Prompt so angelegt war. Ich habe festgestellt, dass sich ChatGPT mit Prompts in Einfacher Sprache leichter tut, die Aufgabe zu verstehen.
6. Barrierefreie Informationen werden auch für Unternehmen wichtiger
Die Zahl der Schlechtleser wächst. Die Unternehmen sind gefordert, diesen Menschen barrierefreie Informationen anzubieten. Bei Internetseiten ist das von manchen Unternehmen erkannt worden: Sie lassen die Navigation nach den Regeln des UX Writing ausrichten.
-> Für Menschen mit einer Seh- oder Hörbehinderung gibt es zahlreiche technische Lösungen, die zum Teil ohne großen finanziellen Aufwand beispielsweise auf der Internetseite installiert werden können.
-> Für Schlechtleser gibt es (noch) keine Algorithmen, die aus Texten in schwerer Sprache leicht verständliche Übersetzungen machen.
Dafür werden noch lange Zeit kreativ Schreibende benötigt.
Kreativ Schreibende, die die Regeln der Einfachen Sprache beherrschen. Sie texten für eine große Zielgruppe:
-> Senioren im hohen Alter (demografischer Wandel),
-> Menschen mit einer Lernbehinderung,
-> Menschen, für die Deutsch nicht die Muttersprache ist, oder auch
-> die große Gruppe der funktionalen Analphabeten.
Von 2025 an müssen alle Internetauftritte barrierefrei zugänglich sein – auch die von Unternehmen. Das ist kein banales Thema.
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7. Unternehmen sollten einen Spezialisten für Einfache Sprache haben
Fazit: In jedem (größeren) Unternehmen ist es gut, eine Ansprechperson für die Einfache Sprache zu haben. Diese sollte die ISO/DIN kennen und nach diesen Vorgaben texten können.
Niemand erwartet, dass ein Unternehmen seine gesamte Kommunikation auf Einfache Sprache umstellt.
Aber punktuell ist es notwendig. Und die Anlässe werden sich häufen.
Die Einfache Sprache muss trainiert werden. Der gute Wille reicht nur bei hochbegabten Schreibenden.
Für die anderen biete ich in Workshops ein gutes Training an. Meine journalistischen Erfahrungen sind zusätzlich hilfreich.
Hier finden Sie einen Überblick zu meinen Angeboten
Uwe Roth ist Mitglied im Verein Deutsches Institut für Normung (DIN). Dort entstehen zwei Regelwerke: Eine DIN Spec 33429 Leichte Sprache sowie eine DIN 8581-1 Einfache Sprache. Uwe Roth arbeitet an beiden Regelwerken intensiv mit. Zusätzlich entsteht auf internationaler Ebene eine ISO 24495 Plain Language (Einfache Sprache). Diese wird in einer DIN umgesetzt. Zu meinem Blog.
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