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Öffentliche Verwaltungen

Verwaltungssprache muss verständlicher werden. Das ist leicht gefordert. Die Mitarbeiter von Behörden, Landratsämtern oder Rathäusern müssen wegen ihrer komplizierten Fachsprache viel Kritik einstecken – auch von Politikern, die mit Verständlichkeit ebenso ihre Probleme haben. Probleme, die sie selbst nicht angehen.

Aktenstapel. Quelle: Pixabay
Quelle: Pixabay

Regelmäßig gibt es gut gemeinte Initiativen, die die öffentlichen Verwaltungen dazu anhalten, die Kommunikation mit Bürgern zu vereinfachen. Briefe sollen gleich beim ersten Mal verstanden werden (was eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein sollte). Amtliche Formulare sollen beim Ausfüllen nicht die gleiche Herausforderung sein wie ein anspruchsvolles Kreuzworträtsel.

In den USA gibt es den Plain-Language-Act, der die Bundesbehörden anweist, in Einfacher Sprache mit den Bürgern zu kommunizieren. In Deutschland besteht mit dem Behindertengleichstellungsgesetz eine ähnliche Vorschrift, die – wie aus dem Gesetzesnamen hervorgeht – nicht die Kommunikation mit allen Bürgern umfasst.

Verwaltungssprache ist eine „sehr förmliche Ausdrucksweise“ (Wikipedia)

Unter Verwaltungssprache oder Behördensprache wird einerseits die Amtssprache verstanden, die gesetzlich oder üblicherweise in Ämtern und Verwaltungen eines Landes oder Gebietes gesprochen und – noch mehr – geschrieben wird.

Zum anderen bezeichnet Verwaltungssprache bzw. Behördensprache (umgangssprachlich auch Beamtendeutsch oder Amtsdeutsch) eine sehr förmliche Ausdrucksweise, wie sie häufig im Schriftverkehr von Behörden, Parlamenten und Verwaltungen (etwa im Justizwesen, bei Bahn und Post), aber auch in vielen Privatunternehmen üblich ist.

Der Duden nutzt hierfür den Ausdruck Papierdeutsch.

Wikipedia

Es gibt zahlreiche Handreichungen für die Verwaltungen. Sabine Manning hat eine Liste zusammengestellt. Die üblicherweise gut gemeinte Aufforderung, berücksichtigen Sie die Regeln der Einfachen Sprache – dann wird alles gut, führt aber nur halbwegs zum Ziel. So einfach ist es mit dem „Amtsdeutsch ade“ eben nicht, wie die Ratgeber vermuten lassen.

Verwaltungen interessieren sich für Einfache Sprache

Aktenstabel. Quelle: pixabay
Quelle: pixabay

In meinen Workshops zeige ich, dass barrierefreie Kommunikation nicht allein aus kurzen Sätzen und der Vermeidung von Fachbegriffen besteht. Ich verfolge einen ganzheitlichen Ansatz, den ich mir als Zeitungsredakteur erarbeitet habe.

Was nutzt ein spannendes Thema, von einem sachkundigen Menschen geschrieben, wenn es sprachlich und in der optischen Darstellung verschenkt wird? Am Ende zählt: Ein Text muss gerne gelesen werden. Die Betonung liegt auf gerne.

Nach meiner Überzeugung gilt dieser Anspruch ebenso für Fachtexte. In den Verwaltungen muss Vorgesetzten klar sein, dass schlecht geschriebene Vorlagen, Mails, Protokolle oder Vortragstexte von Mitarbeitern nicht oder nur sehr oberflächlich gelesen werden. Selten wird abgefragt, ob ein Schriftstück inhaltlich und sprachlich verstanden wurde.

In der Kommunalpolitik kommen schwere Vorlagen schlecht an

In politischen Gremien ist der Hang, schwer Lesbares aus der Verwaltung zu ignorieren, noch größer. Nur gibt das niemand offiziell zu. Meistens haben nur ein bis zwei Mitglieder einer Fraktion die Vorlage gelesen. Der Rest schweigt in der Aussprache.

Schwer verständliche Sitzungsunterlagen erschweren die Arbeit in den politischen Gremien. Einfache Sprache hat auch im Verwaltungsdeutsch eine Bedeutung. Foto: Uwe Roth
Schwer verständliche Sitzungsunterlagen erschweren die Arbeit in den politischen Gremien. Einfache Sprache hat auch im Verwaltungsdeutsch eine Bedeutung. Foto: Uwe Roth

Mit Vorlagen, in denen Fachsprache auf die Spitze getrieben wird, vermittelt die Verwaltung nicht Kompetenz, sondern sie verhindert eine Debatte, an der sich alle beteiligen können. Darunter leidet die Demokratie.

Meine Beobachtung

Einfache Sprache ist das Ergebnis aus

  • einer klaren Struktur der Inhalte für eine klar definierte Zielgruppe,
  • einer verständlichen Sprache, die sich am Regelwerk der Leichten Sprache orientiert (aber nicht daran festklebt) und
  • einer leicht zu erfassenden Optik bzw. einer verständlichen mündlichen Kommunikation.
  • (mehr dazu)

Verwaltungen fragen bei mir Kurse nach. Das zeigt, dass sie sich auf freiwilliger Basis mit der Einfachen Sprache und der barrierefreien Kommunikation beschäftigen möchten. Es melden sich vor allem Fachabteilungen in Landratsämtern, deren Mitarbeiter einen direkten Kontakt zu Bürgern haben.

Die Gruppe der Kunden beschränkt sich dabei nicht auf die klassischen Empfänger der Informationen in Leichter Sprache wie Menschen mit Lernschwierigkeiten, einer psychischen Behinderung oder Migranten mit rudimentären Deutschkenntnissen. Den Teilnehmern meiner Kurse geht es vielmehr darum, ganz allgemein die Kommunikation zu verbessern – beispielsweise im Bürgerbüro.

Im Workshop kommt Fachsprache auf den Prüfstand

Die Auftraggeber meiner Kurse haben die Möglichkeit, mir vorab Textproben zu schicken. Mit dem Programm TextLab mache ich eine Verständlichkeitsanalyse. Je nach vereinbartem Budget überarbeite ich die Texte nach den Kriterien der Einfachen Sprache und bringe diese in den Workshop mit. Der Vorher-Nachher-Effekt bietet eine gute Grundlage für weitere Schreibübungen. Die von mir vermittelte Methode hat gegenüber einem üblichen Kommunikationstraining zudem den Vorteil, dass die Kursteilnehmer im Anschluss ihre Texte anhand nachvollziehbarer Kriterien auf Verständlichkeit kontrollieren können.

Folgende Themen werden – je nach Länge des Workshops – behandelt:

In den Workshops Einfache Sprache wird mit vielen Methoden gearbeitet. Foto: pixabay
In den Workshops Einfache Sprache wird mit vielen Methoden gearbeitet. Foto: pixabay
  • Barrierefreiheit für einen Rollstuhlfahrer lässt sich einfach definieren. Aber was bedeutet barrierefreie Kommunikation? Wie finden sich Menschen mit Leseproblemen im Besucherbereich einer Verwaltung zurecht?
  • Welche Vorgaben macht der Gesetzgeber bzgl. der Leichten und Einfachen Sprache?
  • Wie wird eine Internetseite lesefreundlich? Reicht die obligatorische Seite in „Leichter Sprache“? Was spricht dagegen, zumindest die Seiten mit den sozialen Themen grundsätzlich in Einfacher Sprache zu formulieren?
  • Wie werden E-Mails, Protokolle, Sitzungsunterlagen verständlich? Wie viel Fachsprache ist tatsächlich notwendig? Stimmt es, dass Fachsprache Kompetenz vermittelt? Oder ist es nicht so, dass die Kompetenz darin liegt, Fachsprache bei Bedarf ohne großen Aufwand verständlich zu machen?
  • Für wen werden Behördentexte tatsächlich geschrieben? Für den Bürger oder für seinen Rechtsanwalt, der möglicherweise Einspruch erheben könnte? Oder schreibt man kompliziert für den Vorgesetzten in der Hoffnung auf ein positives Feed-back?
  • Was bedeutet ein „rechtssicherer Text“? Wie kann ein Text verständlich werden, ohne dass er den Status der Rechtssicherheit verliert?

Mehr zu meinen Kursen. Oder schreiben Sie mir: Uwe.Roth@leichtgesagt.eu

Auch interessant für kommunale Verwaltungen. Serie in der Fachzeitschrift KOMMUNAL: Teil 1, Teil 2 und Teil 3.